Política de Privacidad

En OrkidIA nos comprometemos a proteger la privacidad de los datos de nuestros clientes y de las personas que sus sistemas atienden. Esta política describe cómo recopilamos, usamos y protegemos la información personal, en cumplimiento con la Ley N.° 8968 — Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales de Costa Rica.

Datos que Recopilamos

Datos del cliente

• Información del representante legal o administrador
• Correo electrónico y número de teléfono
• Datos de facturación
• Información de configuración del proyecto y los sistemas contratados

Datos de usuarios finales (las personas que el cliente atiende)

• Nombre y datos de contacto proporcionados voluntariamente en la conversación
• Historial de conversaciones con los sistemas de IA
• Información de citas o solicitudes gestionadas
• Consultas realizadas a los sistemas

Datos técnicos

• Registros de uso de la plataforma
• Métricas de rendimiento del servicio
• Información de sesión y acceso a los paneles de control

Finalidad del Tratamiento

Los datos recopilados se utilizan para:

• Proveer, operar y mejorar los sistemas de IA contratados
• Gestionar las tareas que el sistema automatiza para el cliente
• Generar métricas y reportes para los paneles del cliente
• Facturación y gestión de la relación comercial
• Soporte técnico y atención al cliente
• Cumplir con obligaciones legales aplicables

OrkidIA no vende ni comparte datos personales de usuarios finales con terceros con fines comerciales.

Base Legal del Tratamiento

El tratamiento de datos se realiza sobre las siguientes bases legales conforme a la Ley 8968:

• Ejecución de contrato: para proveer los servicios contratados por el cliente
• Consentimiento: para el tratamiento de datos de usuarios finales, el cliente es responsable de obtener el consentimiento correspondiente
• Interés legítimo: para mejorar la plataforma y garantizar la seguridad del servicio
• Obligación legal: cuando sea requerido por autoridades competentes de Costa Rica

Compartición de Datos con Terceros

OrkidIA puede compartir datos con los siguientes proveedores de servicios, únicamente en la medida necesaria para operar los sistemas:

• Anthropic (Claude): procesamiento de mensajes para generar las respuestas de la IA
• Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger): transmisión de mensajes a través de sus APIs oficiales
• Supabase: almacenamiento seguro de datos en base de datos
• Vercel: alojamiento de la plataforma web
• Helicone: observabilidad y monitoreo de las llamadas a los modelos de IA

Todos estos proveedores cuentan con políticas de privacidad propias y están sujetos a acuerdos de procesamiento de datos con OrkidIA.

Retención de Datos

• Datos de clientes activos: durante la vigencia del contrato y 30 días posteriores a la cancelación
• Conversaciones de usuarios finales: hasta 12 meses desde la fecha de la conversación, o el período configurado por el cliente
• Datos de facturación: según lo requerido por la legislación fiscal costarricense (mínimo 5 años)

Seguridad de los Datos

OrkidIA implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales, incluyendo:

• Cifrado de datos en tránsito (TLS/HTTPS) y en reposo
• Acceso restringido a datos por rol y necesidad
• Autenticación segura para los paneles de control
• Monitoreo continuo de la infraestructura
• Copias de seguridad regulares

En caso de una brecha de seguridad que afecte datos personales, OrkidIA notificará a los clientes afectados y a la Agencia de Protección de Datos (PRODHAB) conforme a lo establecido en la Ley 8968.

Derechos de los Titulares de Datos

Conforme a la Ley 8968, los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Acceso: conocer qué datos personales se están tratando
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos
• Cancelación: solicitar la eliminación de sus datos
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias

Los clientes pueden ejercer estos derechos contactando a OrkidIA en info@aiorkidia.com. Los usuarios finales deben contactar directamente al cliente que los atiende, que actúa como responsable del tratamiento de sus datos.

Las solicitudes serán atendidas en un plazo máximo de 10 días hábiles.

Cookies y Tecnologías Similares

El sitio web de OrkidIA (aiorkidia.com) puede utilizar cookies técnicas esenciales para el funcionamiento del sitio. No utilizamos cookies de rastreo publicitario sin consentimiento previo.

Los paneles de control pueden utilizar cookies de sesión para mantener la autenticación del usuario.

Transferencias Internacionales de Datos

Algunos de nuestros proveedores (Anthropic, Vercel, Supabase) operan fuera de Costa Rica. Al usar nuestros servicios, el cliente acepta que sus datos puedan ser procesados en servidores ubicados en otros países, siempre bajo las condiciones de seguridad descritas en esta política.

Cambios a esta Política

OrkidIA puede actualizar esta Política de Privacidad. Los cambios significativos serán notificados a los clientes por correo electrónico con al menos 15 días de anticipación. La versión vigente siempre estará disponible en aiorkidia.com/privacidad.

Autoridad de Control

Si considera que el tratamiento de sus datos no cumple con la Ley 8968, puede presentar una reclamación ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) de Costa Rica:

PRODHAB · Agencia de Protección de Datos
www.prodhab.go.cr

Términos y Condiciones →